Automatizando processos tributários para um banco internacional

17-07-2019

Contexto

Uma organização multinacional de serviços financeiros, procurou a Keyrus para obter assistência na melhoria dos seus processos de dados e na forma como eles apresentam as suas análises. 

Antes desse compromisso, a previsão da provisão de impostos em tempo real exigia várias equipas e manipulação manual, o que significava que existia um alto risco de possível erro humano e quebras na realização de auditoria. As diferentes equipas foram responsáveis ​​por dados diferentes (previsões do FP&A, dados reais das finanças, alíquotas e itens discretos dos impostos). Ninguém entendeu o processo completo da origem ao PowerPoint, portanto, era impossível fornecer garantia de qualidade dos dados.

Como mencionado, o utilizador final estava a receber o produto final das perspectivas de previsão de impostos em um PowerPoint. O CFO e outros responsáveis seniores de gestão, queriam entender como as previsões actualizadas estavam a desviar se do plano e mais importante, o que estava a motivar esse desvio.

Isso exigiu tempo e esforço manual significativo na criação dos elementos visuais no Excel, analisando e verificando manualmente as maiores variações e, em seguida, destacando as em uma seção ad-hoc do PowerPoint. Era um trabalho longo, tedioso, manual e propenso a erros, e era esperado que fosse feito mensalmente.

Solução

A Keyrus criou um processo automatizado e repetível usando o Alteryx para ingerir os dados das diferentes equipes e criar uma fonte de dados à qual o novo painel do Tableau se conectaria diretamente.

A Keyrus recomendou uma abordagem incremental. A situação ideal seria ir directamente à fonte, mas devido a regulamentos de segurança, isso não era possível no momento. O compromisso foi criar um processo que exigisse que o usuário soltasse extrações brutas em uma zona de aterragem e que simplesmente executasse o processo do Alteryx como está.

Esse processo não precisava de ser ajustado de forma mensal, porque foi construído de maneira genérica e configurável. O processo arquivou ficheiro em bruto e implementou verificações de validação de dados, de forma a garantir que nenhum dado chegava aos painéis, a menos que atendesse a todos os requisitos. O processo forneceu à equipa tributária uma maneira fácil de ajustar as taxas de impostos, para se prever os valores de impostos cujas taxas eram variáveis. Todo esse processo de dados foi construído usando o Alteryx.

A próxima iniciativa principal foi perceber a forma como eles estavam a fornecer este relatório ao CFO. Através da utilização do Tableau, a Keyrus criou um painel que destacava desvios de imposto de uma forma frequente e actualizada. Com a capacidade de pesquisa nativa das ferramentas, os painéis permitiram aos utilizadores encontrar facilmente as variações e detalhar as especificidades, para se entender os fatores dessas diferenças (essas diferenças estavam ligadas às alterações da NIBT ou devido a diferentes ajustes tributários discretos). Isso eliminou a necessidade de formatar e criar manualmente esse relatório todos os meses (e até a existência do relatório todos juntos).

A equipa da Keyrus reformulou também aquilo que antes era um relatório do Excel sobre os ativos derivados e passou a ser realizado em painéis da Tableau. O simples fato de poder acumular, filtrar e detalhar em diferentes níveis de detalhe (Forex vs. Swaps de taxa de juros, apenas produtos com mais de 100 milhões de nocional, produtos com vencimento no próximo mês etc.) aumentaram bastante a eficiência dos utilizadores finais.

A Keyrus implementou essas ferramentas, além de um conjunto completo de documentação e práticas recomendadas. Qualificar a equipa interna e garantir que elas pudessem dar suporte à solução, era uma das principais prioridades que foram realizadas como parte da transformação.

Resultados

O processo inicial foi altamente manual, o que significa que havia muitas perguntas sobre a origem das métricas e como avaliar a qualidade dos dados. Conseguimos consolidar esse processo em camadas através de duas etapas simples: a primeira foi colocar os arquivos na zona de aterragem e a segunda foi executar o fluxo de trabalho do Alteryx. 

O processo resultante é mais eficiente, escalável e tem um risco muito menor de erro humano. A empresa economiza duas semanas por mês de esforço manual e eliminou uma média de cinco erros mensais que atrasavam a realização dos relatórios. O nível em que se pode detalhar os números, de forma a entender melhor as alterações de previsão, faz com que as decisões possam ser feitas de forma mais confiável. Desta forma é reduzida a dependência nas equipas de operações, pois já não existe a necessidade de dedicar tempo para explicar os resultados. No geral, esta transformação fez com que a organização passasse a ter significativamente maior nível de confiança nos seus dados.

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